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| | === Aufgaben die nicht unter die Standard-Geschäftsprozesse fallen === | | === Aufgaben die nicht unter die Standard-Geschäftsprozesse fallen === |
| | * [[Posteingang und Postausgang]] | | * [[Posteingang und Postausgang]] |
| - | Jeden Morgen kommt die Eingangspost und wird in der LOG vorsortiert
| + | * Brieferstellung für JM, Telefonvermittlung etc. |
| - | Auf den Schreibtisch der Assistenz kommen alle Brief für Marketing, Produktion (Grafik und Redaktion), Verwaltung, J. Mette (geschäftlich, persönlich). Zudem ab und an Brief für FiBu etc.
| + | * Organisationssachen für JM im Speziellen, allgemein den Vorstand |
| | + | * Wartung des Öffentlichen Kalenders in Outlook |
| | + | * Bestellung von Büromaterial und Tonern |
| | + | * Kaffeekochen :-) |
| | + | * Ab und zu Freizeitorganisation |
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| - | Briefe an die SMM, welche namentlich gekennzeichnet sind, nur öffnen, wenn Rechnungen drin sind (z.B. VDSK, Rotaplan, sonstige Lieferanten etc.), sonst an entsprechende Kollegen ungeöffnet weiterleiten.
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| - | An private Anschriften gerichtete Post (kann über die Hauspost vom DGD kommen) sowieso ungeöffnet weiterleiten.
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| - | Zeitungen/Zeitschriften:
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| - | Außer Pro, Idea und wenige andere Exemplare (Hausumlauf, zuerst an JM) alles nur mit Eingangsstempel versehen, zuerst an JM geben (Postmappe) und dann an die Redaktion.
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| - | Post für JM:
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| - | Eingangsstempel drauf und ab in die Postmappe.
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| - | Post, wenn sie geöffnet wurde, ohnehin immer mit Eingangsstempel versehen
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| - | • Brief incl. Bargeldspenden? Anliegen aufnehmen und Spende an FiBu weiterleiten, incl. Absender (wichtig!)
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| - | • Briefe mit Altbriefmarken? Für ED aufheben (holt sie ab)
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| - | • Brief mit seelsorgerlichem Inhalt? Weiterleitung an Hans Gaab, Gartenweg 12, 35043 Marburg (ist für uns dahingehend tätig)
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| - | Zuständigkeiten der einzelnen Abteilungen:
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| - | Redaktion: (alles an BM)
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| - | - Die meisten Zeitschriften (nachdem von JM zurück)
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| - | - Leserbriefe, Zuschriften wegen Produktanmerkungen oder Fragen
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| - | - Namentlich gekennzeichnete Sendungen
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| - | - Rechnungen* für: Bücher, Zeitschriftenabos
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| - | Marketing:
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| - | - Bestatterzeitschriften
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| - | - Werbeangebote
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| - | - Rechnungen* von Europcar, welche auf einen Audi lauten
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| - | - Rechnungen* für Marketingsachen, Werbung etc.
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| - | Grafik: (FH)
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| - | - Rechnungen* für Artikel/Produkte der SMM, Bilderzukäufe aus dem Internet etc.
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| - | - Fotozeitschriften
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| - | - Anfragen an die Abteilung
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| - | JM:
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| - | - Rundbriefe von Organisationen, Zeitschriften (außer die Folgenden:
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| - | • Augenblick mal
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| - | - Brief an ihn persönlich
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| - | - Rechnungen, die ihn betreffen
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| - | - Leserzuschriften, so sie interessant sind oder an ihn persönlich gerichtet
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