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| | zurück zu [[Newsletter]] | | zurück zu [[Newsletter]] |
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| - | | + | ==Workflow== |
| - | ===Workflow===
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| | Der Workflow ist untergliedert in | | Der Workflow ist untergliedert in |
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| | *Erstellen/Versenden | | *Erstellen/Versenden |
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| - | ====Datenpflege====
| + | ==Datenpflege== |
| - | Für die Datenpflege sind drei unterschiedliche Gruppen:
| + | Drei unterschiedliche Gruppen können die Daten pflegen: |
| | *Büromitarbeiter an der SAP | | *Büromitarbeiter an der SAP |
| | *Referenten/Gebietsleiter | | *Referenten/Gebietsleiter |
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| | Zugehörigkeit zu einem Profil und das Abonieren von NL-Listen gepflegt. Diese Art der Pflege stellt eine absolute Ausnahme dar. | | Zugehörigkeit zu einem Profil und das Abonieren von NL-Listen gepflegt. Diese Art der Pflege stellt eine absolute Ausnahme dar. |
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| - | ====Erstellen/Versenden====
| + | ==Ablage der Daten== |
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| - | Ein optisch ansprechender Newsletter ist aus technischen Gründen immer eine
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| - | HTML-Seite. Zwar steht zur Erstellung ein leistungsfähiger Editor zur Verfügung,
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| - | aber trotzdem ist ein solides Grundwissen über die Eigenheiten von HTML nötig.
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| - | Neue Newsletter werden direkt im Joomla Backend erstellt und getestet. Das Mailingsystem stellt dazu
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| - | diverse frei konfigurierbare Vorlagen (Templates) bereit.
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| - | Als Test kann jeder Newsletter einzeln an eine beliebige Adresse versendet werden. Erscheint der Newsletter
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| - | sowohl in Outlook als auch in Thunderbird (die beiden großen Emailprogramme) inhaltlich und vom Layout korrekt,
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| - | dann wird der Newsletter ebenfals über das Backend verschickt.
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| - | Da für das Erstellen/Versenden der Zugriff auf das Joomla-Backend nötig ist müssen Redakteure die entsprechenden
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| - | Rechte und Kenntnisse auf dem Joomla System besitzen.
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| - | ====Einzelheiten des technischen Aufbaus eines Newsletters====
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| - | Hinweis: Zu allen unten dargestellten und teils komplizierten Vorgängen gibt es Screenshots, die später hier eingefügt werden, sonst kann man manches ohne Anleitung nicht verstehen (z.B. was das Einfügen von Bildern anbetrifft).
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| - | http://intra.marburger-medien.de/administrator/
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| - | Benutzername und Passwort sind bei Michael Mogel hinterlegt!
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| - | * '''Adressen-Änderung in der NL-Versandliste'''
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| - | Dies sollte man immer ein-zwei Tage vor dem Versand machen, damit man am Ende nicht zu viel Hektik hat oder es gar vergisst. Nach jedem Versand gibt es 10-15 Rückläufer mit Änderungen.
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| - | Vorgang: Komponenten, AcyMailing, Listen anklicken.
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| - | Für Änderung den Namen aufrufen bzw. ins Suchfenster unter „Filter“ eingeben, mit „Los“ Suche starten.
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| - | Wenn gefunden, rechts „Nutzer ID“ anklicken, es öffnet sich Fenster „Benutzerdetails“.
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| - | Dort die neue E-Mail-Adresse eintragen. Falls im Benutzernamen dieselbe Adresse stand, diese auch erneuern.
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| - | Mit Anwenden sichern. Die gesame Liste wird dargestellt, wenn man auf die Gesamtzahl klickt.
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| - | Abgemeldete Adressen sollen nicht gelöscht werden, sie werden nur inaktiv gestellt.
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| - | Dazu blaue Kästchen ankicken, dann werden sie rot umrahmt bzw. ganz rot.
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| - | * '''Newsletter schreiben''' (normalerweise einmal pro Monat)
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| - | Einige Tage vorher mit Jürgen Mette abstimmen, ob er oder Michael Mogel das '''Editorial''' schreibt (passend zur Saison oder einem aktuellen Anlass). Textlänge etwa 10 Sätze, keine langen Auslassungen. NL ist ein schnelles Medium, bei Langeweile steigt der Leser sofort wieder aus!
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| - | Überlegungen, welche Artikel angeboten werden sollen, ebenfalls saisonal abgestimmt. Rücksprache mit Karin Merten oder Gabi Metz im Blick auf Nachdrucke. Der NL soll aber keine "Ramschecke" sein, höchstens ein bis zwei ältere Dinge, sonst ist es kein "Newsletter" = "Neuheitendienst" mehr! Nach und nach bestellen unsere Kunden die Postzusendung von "Info aktuell" ab und wünschen nur noch den Newsletter. Deshalb sollen die Neuheiten immer betont werden. Durch den monatlichen Versand (im Unterschied zum zweimonatlichen von "Info aktuell") kann man die neuen Titel noch besser aktuell platzieren.
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| - | Um den NL nicht zu lang werden zu lassen, wählt man bis zu 10 Artikel aus, die mit Bild erscheinen sollen. Direkt zu einem solchen Artikel kann man noch passende Artikel dazu stellen, die aber nicht abgebildet werden und nur als Titel mit Link zum Shop erscheinen.
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| - | Wenn diese Vorfragen geklärt sind, wird der Text für jedes einzelne Produkt geschrieben, teils in Anlehnung an die Beschreibung von Info aktuell. Text soll eine kurze Beschreibung liefern, keine vollmundigen Versprechen abgeben. Sammlung kann vorerst in Word geschehen, doch der Eintrag in Joomla muss zwingend über den Editor erfolgen. Dazu kann man einzelne oder ganze Texte in Word kopieren, in den Editor einfügen und dann von dort in den NL einfügen.
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| - | * '''Aufruf einer neuen Datei für den NL'''
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| - | Einloggen wie oben. Dann: Komponenten / AcyMailing / Newsletter / NEU anklicken / Template anklicken / Newsletter Vorlage NEU anklicken. Damit lädt man den vorigen NL, denn man dann Zug um Zug erneuern kann. Wichtig: alle 10 Minuten mit "Anwenden" speichern, damit nichts verloren geht. Mit "Speichern" verlässt man gleich das Programm. "Weicher" Umbruch: Shift + Enter, Enter alleine erzeugt einen Absatz. Neue Zeilen einfügen: ins Feld klicken, rechte Maustaste: Row, Insert Row after.
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| - | Zeile teilen: Split merged table cells (8. Symbol von rechts)
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| - | Nach vorläufiger Fertigstellung sich eine oder mehrere Testmails zukommen lassen, das ist wichtig zum Prüfen der Links und des gesamten Erscheinungsbildes: Vorschau/Senden anklicken, Sende eine Testnachricht an: "Andere", dort die Adresse eintragen (z.B. mmogel@marburger-medien.de) und absenden. Damit erhält niemand sonst diese Testmail.
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| - | * '''Bilder in den NL einfügen'''
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| - | Im NL-Programm grünes Kästchen (6. Von rechts) über Text anklicken: „Image Manager“ geht auf.
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| - | Für jeden Newsletter einen eigenen „Folder“ anlegen, 1. Kästchen rechts über „Details“ anklicken = New Folder.
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| - | Bild suchen über „Hochladen“, mittleres Kästchen rechts über „Details“.
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| - | „Upload“-Fenster geht auf. Durch Klick auf „Add“ bei grünem Kreuz geht Fotoordner im Laufwerk N:Alle auf.
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| - | Suche des passenden Bildes und mit „Öffnen“ bestätigen.
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| - | Mit „Upload“ wandert es in „Details“, danach linke Auswahl mit „Close“ schließen.
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| - | Durch Anklicken des Artikelnamens (im Mittelteil) gelangt der Link nach oben in die „Properties“. Dort ist die Bildgröße proportional zu verändern. Ungefähre Bildgrößen (Angaben in Pixel): Personenfoto 120/140, GK hoch/JT = 100; GK quer/K/PK hoch = 120; K quer/H/L/LL/FF = 140; EP/Stundenplan = 180; Kal = 200. Im Test ausprobieren, wie die Größenverhältnisse dargestellt sind!
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| - | Insgesamt soll der NL höchstens 300 KB haben; falls mehr, dauern die Ladezeiten zu lange. Es liegt immer an den Fotos, wenn die Datenmenge zu groß wird. Dann muss man vorher in einem Bildprogramm das Bild nochmals verkleinern und neu laden.
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| - | Im NL dann die Stelle anklicken, wohin das Bild gelangen soll. Durch Anklicken von „Insert“ rechts unten gelangt das Bild in den NL.
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| - | * '''Links bei Artikelnamen und Bildern unterlegen'''
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| - | Es ist wichtig, dass jeder Artikelname und jedes Bild verlinkt wird, damit der Kunde bei Interesse sofort an der richtigen Stelle im Shop landet! Der Artikelname wird mit der Maus markiert, im geöffneten Shop wird der Titel gesucht, '''Detailansicht''' aufgerufen und der Link oben im Browser mit der re. Maustaste kopiert.
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| - | Im NL-Editor klickt man in der Leiste über dem Text das 5. Symbol von rechts an: „Insert/Edit Link“.
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| - | Das Fenster „Advanced Link“ öffnet sich, in die URL-Zeile wird der Link aus dem Shop mit re. Maustaste eingefügt.
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| - | Bestätigung mit „Update“ bzw. „Insert“.
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| - | Das Gleiche wird wiederholt, indem man die Abbildung im NL anklickt und den Link dazu einfügt.
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| - | Speichern mit "Anwenden". Am Ende dann Testmail versenden, wie oben beschrieben. In dieser Testmail jeden Link einzeln überpüfen!
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| - | ===Ablage der Daten===
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| | In Prototypen stehen drei drei Bereiche für die Ablage von Daten zum Themenbereich Neweletter zur Verfügung: | | In Prototypen stehen drei drei Bereiche für die Ablage von Daten zum Themenbereich Neweletter zur Verfügung: |
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| | *Zuordnung-Abonent: Liste welcher Abonent welchem Newsthema zugeordnet ist. | | *Zuordnung-Abonent: Liste welcher Abonent welchem Newsthema zugeordnet ist. |
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| - | ==== Usertabelle ====
| + | == Usertabelle == |
| | Die ist die Joomla Standard Benutzertabelle. Jeder Benutzer trägt eine eindeutige ID. Alle normalen Benutzer sind sind der Gruppe "registirert" zugeordnet und besitzen damit keine speziellen Rechte auf dem CMS. Anders als normal wird in das Feld "Benutzername" nur der Benutzer'''nach'''name eingetragen. Dies ist durch entspechende Feldbezeichnungen klarzustellen. Das Feld "Anmeldename" ist ein Nicname und muss eindeutig sein. Eine Erweiterung der Felder ist nicht sinnvoll. Zur Synkronisation wird eine "Change" Feld eingefügt. Hier wird durch einen Datenbanktrigger bei jeder Änderung das aktuelle Datum eingetragen. Ein zweiter Trigger überträgt bei einer Löschung die ID in eine Löschtabelle. | | Die ist die Joomla Standard Benutzertabelle. Jeder Benutzer trägt eine eindeutige ID. Alle normalen Benutzer sind sind der Gruppe "registirert" zugeordnet und besitzen damit keine speziellen Rechte auf dem CMS. Anders als normal wird in das Feld "Benutzername" nur der Benutzer'''nach'''name eingetragen. Dies ist durch entspechende Feldbezeichnungen klarzustellen. Das Feld "Anmeldename" ist ein Nicname und muss eindeutig sein. Eine Erweiterung der Felder ist nicht sinnvoll. Zur Synkronisation wird eine "Change" Feld eingefügt. Hier wird durch einen Datenbanktrigger bei jeder Änderung das aktuelle Datum eingetragen. Ein zweiter Trigger überträgt bei einer Löschung die ID in eine Löschtabelle. |
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| | Es ist darauf zu achten, dass neue User nicht über die Joomla Standardregistrierung erzeugt werden dürfen, da diese weder Vorname noch Geschlecht kennt. | | Es ist darauf zu achten, dass neue User nicht über die Joomla Standardregistrierung erzeugt werden dürfen, da diese weder Vorname noch Geschlecht kennt. |
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| - | ==== Community ====
| + | == Community == |
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| | Der Community-Bereich besteht aus mehreren Tabellen. Von Interesse ist hier die "Eigenschaften" Tabelle. Hier werden Vorname, Geschlecht, ... abgelegt. Diese Tabelle ist über ide ID mit der Usertabelle verknüpft. Dies Tabelle wird ebenso um eine "Change" Feld erweitert. | | Der Community-Bereich besteht aus mehreren Tabellen. Von Interesse ist hier die "Eigenschaften" Tabelle. Hier werden Vorname, Geschlecht, ... abgelegt. Diese Tabelle ist über ide ID mit der Usertabelle verknüpft. Dies Tabelle wird ebenso um eine "Change" Feld erweitert. |
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Zeile 53: |
| | Neue User werden über die Jomsocial-Registrierung erzeugt. Diese Registrierung fragt standardmäßig nach einem Newsletter-Abo und nach Felder wie Vorname, Nachname, ... | | Neue User werden über die Jomsocial-Registrierung erzeugt. Diese Registrierung fragt standardmäßig nach einem Newsletter-Abo und nach Felder wie Vorname, Nachname, ... |
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| - | ==== Abonent ==== | + | == Abonnent == |
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| | Einträge in dieser Tabelle werden automatisch angelegt und gelöscht. Damit muss diese Tabelle für die Synkronisation nicht extra erweitert werden. Aus Sicht der SAP existieren diese Daten nicht. Bei der Datenübername aus der SAP muss aber auf eine Korrekte Übername der Informationen geachtet werden. | | Einträge in dieser Tabelle werden automatisch angelegt und gelöscht. Damit muss diese Tabelle für die Synkronisation nicht extra erweitert werden. Aus Sicht der SAP existieren diese Daten nicht. Bei der Datenübername aus der SAP muss aber auf eine Korrekte Übername der Informationen geachtet werden. |
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| - | ====Newsthema====
| + | ==Newsthema== |
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| | neue Newsthemen können über das Joomla Backend jederzeit angelegt werden. | | neue Newsthemen können über das Joomla Backend jederzeit angelegt werden. |
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| - | ====Newsletter====
| + | ==Newsletter== |
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| | Newsletter werden über das Jomla Backend erstellt und verschickt. Ein Redakteur muss daher entsprechende Rechte für den Backendzugriff besitzen. Newsletter werden nicht mit SAP synchronisiert. | | Newsletter werden über das Jomla Backend erstellt und verschickt. Ein Redakteur muss daher entsprechende Rechte für den Backendzugriff besitzen. Newsletter werden nicht mit SAP synchronisiert. |
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| - | ====Zuordnung-Abonent====
| + | ==Zuordnung-Abonnent== |
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| | Die Zuordnung Abonent-Newsletter wird zur Synkronisation um ein "Change" Feld erweitert. Hier wird durch einen Datenbanktrigger bei jeder Änderung das aktuelle Datum eingetragen. Ein zweiter Trigger überträgt bei einer Löschung die ID in eine Löschtabelle. | | Die Zuordnung Abonent-Newsletter wird zur Synkronisation um ein "Change" Feld erweitert. Hier wird durch einen Datenbanktrigger bei jeder Änderung das aktuelle Datum eingetragen. Ein zweiter Trigger überträgt bei einer Löschung die ID in eine Löschtabelle. |
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| - | ===Erster Import=== | + | ==Synchronisation== |
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| - | Der Erste Import Dient als Datenbasis und wird nicht über die Synchronisation durchgeführt.
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| - | In der SAP stehen Daten für Abonenten und für User bereit. Zur Zuordnung-Abonent existiert die Information "Will Newsletter".
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| - | Die Abonentendaten und die User werden wenn möglich über die Emailadresse verknüpft. Die SAP stellt für jeden user eine eindeutige ID bereit. Diese ID ist eine Zahl >20000.
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| - | Anschliessend werden die Daten direkt in die Joomla Datenbank übertragen. Fehlende Informationen werden durch leere Felder ergänzt. Alle Unportierten User erhalten das Profil "BN". Alles reinen Abonenten erhalten das Profil "NL" (keine Rechte).
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| - | Alle Emailadressen werden soweit wie möglich per SMTP getestet (ohne Verschickung einer Testmail). Für User und Abonenten ohne gültige Email wir eine Liste erstellt. Dies Liste wird der Stiftung zur Verfügung gestellt. Es werden nur User/Abonenten mit gültiger Email eingetragen.
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| - | ===Synchronisation===
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| | Die eigentliche Synchronisation baut auf dem Datenmodel auf. | | Die eigentliche Synchronisation baut auf dem Datenmodel auf. |
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| | Eine Synchronisation von SAP auf Joomla findet nicht statt. Nur für die Startphase werden die Daten einmal von der SAP in das Joomlasystem übernommen. Diese Übernahme findet manuell statt. | | Eine Synchronisation von SAP auf Joomla findet nicht statt. Nur für die Startphase werden die Daten einmal von der SAP in das Joomlasystem übernommen. Diese Übernahme findet manuell statt. |
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| - | ====Synchronisation Joomla -> SAP ====
| + | ==Synchronisation Joomla -> SAP == |
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| | Joomla stellt die geforderten Daten als Views zur Verfügung. In den Views werden nur die edit/insert seit der letzen Synchronisation von der SAP aufgelistet. In einer zweiten Tabelle werden die IDs der gelöschten Datensätze aufgelistet. | | Joomla stellt die geforderten Daten als Views zur Verfügung. In den Views werden nur die edit/insert seit der letzen Synchronisation von der SAP aufgelistet. In einer zweiten Tabelle werden die IDs der gelöschten Datensätze aufgelistet. |
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| | Die SAP verbindet sich in regelmäßigen Abständen mit der MYSQL des Joomla Systems und liest die Änderungsliste und die Löschliste aus und verarbeitet diese. | | Die SAP verbindet sich in regelmäßigen Abständen mit der MYSQL des Joomla Systems und liest die Änderungsliste und die Löschliste aus und verarbeitet diese. |
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