Sekretariat

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* Rüdiger Kontschak
* Rüdiger Kontschak
* Grit Schedlinski
* Grit Schedlinski
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* Elke Scheying
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* Elke Scheyhing
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==== Typischer Arbeitsablauf ====
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=== Aufgaben die nicht unter die Standard-Geschäftsprozesse fallen ===
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*Arbeitsbeginn
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* [[Posteingang und Postausgang]]
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*+Kaffee kochen / Tassen, Löffel, Milch auffüllen /
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Jeden Morgen kommt die Eingangspost und wird in der LOG vorsortiert
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**Stempel umstellen
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Auf den Schreibtisch der Assistenz kommen alle Brief für Marketing, Produktion (Grafik und Redaktion), Verwaltung, J. Mette (geschäftlich, persönlich). Zudem ab und an Brief für FiBu etc.
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**Dicke schwarze Tagesmappe anschauen und nach Prioritäten die entsprechend anstehende Aufgaben erledigen
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***(in dieser Mappe werden Dokumente einsortiert, die an einem bestimmten Datum abgearbeitet werden müssen, zudem Listen und Termine zur Wiedervorlage für das Sekretariat und für JM etc.)
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**Sind Faxe eingegangen, evtl. verteilen, Papierfach des Faxgerätes, insbesondere freitags vor'm WE auffüllen!
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**Kopierer einschalten, evtl. Papier auffüllen. Drucker einschalten.
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*Während des Tages
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**Ca. 10.00 Uhr kommt die Tagespost. Mit Datum abstempeln und im Hause verteilen.
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**Post für JM öffnen und in Postmappe legen.
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**Andachten: Mo.: 9.30 Uhr - 10.00 Uhr
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**Tägl.  10.00 Uhr kleine Kaffeepause
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**Falls Sitzungen im haus stattfinden und JM Einladender ist: Nachricht an UE/RP, damit Konferenzraum entsprechend vorbereitet wird (Kaffee, Getränke etc.)
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*Arbeitsende:
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**Schmutziges Geschirr runtertragen, Kaffeekanne auch (ausspülen)
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**Rechner runter, feste Beleuchtung aus- bzw. eben auf Bewegungsmelder schalten
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**Rufumleitung auf Standardvoicemail oder entsprechende Umleitungsnr. schalten
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**Rollschrank abschließen
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**Falls der oder die Letzte im Haus:
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***Feste Beleuchtung überall ausschalten,
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***Drucker und Geräte ausschalten,
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***Lüftungsklappen und Dachfenster schließen,
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***Stores alle hochfahren,
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***Eingangstür rumschließen
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Briefe an die SMM, welche namentlich gekennzeichnet sind, nur öffnen, wenn Rechnungen drin sind (z.B. VDSK, Rotaplan, sonstige Lieferanten etc.), sonst an entsprechende Kollegen ungeöffnet weiterleiten.
 
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An private Anschriften gerichtete Post (kann über die Hauspost vom DGD kommen) sowieso ungeöffnet weiterleiten.
 
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Zeitungen/Zeitschriften:
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=== Aufgaben die nicht unter die Standard-Geschäftsprozesse fallen ===
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Außer Pro, Idea und wenige andere Exemplare (Hausumlauf, zuerst an JM) alles nur mit Eingangsstempel versehen, zuerst an JM geben (Postmappe) und dann an die Redaktion.
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* [[Posteingang und Postausgang]]
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* Brieferstellung für JM, Telefonvermittlung etc.
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Post für JM:
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* Organisationssachen für JM im Speziellen, allgemein den Vorstand
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Eingangsstempel drauf und ab in die Postmappe.
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* Wartung des Öffentlichen Kalenders in Outlook
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* Bestellung von Büromaterial und Tonern
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Post, wenn sie geöffnet wurde, ohnehin immer mit Eingangsstempel versehen
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* Kaffeekochen :-)
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* Ab und zu Freizeitorganisation
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• Brief incl. Bargeldspenden? Anliegen aufnehmen und Spende an FiBu weiterleiten, incl. Absender (wichtig!)
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* Was ist zu tun wenn: [[Mitarbeiter-Management|Ein neuer Mitarbeiter beginnt]]
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• Briefe mit Altbriefmarken? Für ED aufheben (holt sie ab)
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* Was ist zu tun wenn: [[Mitarbeiter-Management|Ein Mitarbeiter geht weg]]
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• Brief mit seelsorgerlichem Inhalt? Weiterleitung an Hans Gaab, Gartenweg 12, 35043 Marburg (ist für uns dahingehend tätig)
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Zuständigkeiten der einzelnen Abteilungen:
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Redaktion: (alles an BM)
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- Die meisten Zeitschriften (nachdem von JM zurück)
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- Leserbriefe, Zuschriften wegen Produktanmerkungen oder Fragen
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- Namentlich gekennzeichnete Sendungen
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- Rechnungen* für: Bücher, Zeitschriftenabos
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Marketing:
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- Bestatterzeitschriften
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- Werbeangebote
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- Rechnungen* von Europcar, welche auf einen Audi lauten
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- Rechnungen* für Marketingsachen, Werbung etc.
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Grafik: (FH)
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- Rechnungen* für  Artikel/Produkte der SMM, Bilderzukäufe aus dem Internet etc.
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- Fotozeitschriften
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- Anfragen an die Abteilung
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JM:
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- Rundbriefe von Organisationen, Zeitschriften (außer die Folgenden:
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• Augenblick mal
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- Brief an ihn persönlich
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- Rechnungen, die ihn betreffen
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- Leserzuschriften, so sie interessant sind oder an ihn persönlich gerichtet
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Aktuelle Version vom 07:22, 4. Jun. 2012

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