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'''Erstellung des Spendenbittbriefes''' '''Erscheinungen''' Es erscheinen 3 Spendenbittbriefe pro Jahr. 1. Vor Ostern, 2. im September, 3. im November.(abhängig von den Versandterminen) '''Zeitrahmen''' Nach Info des Spendenbittbrief Versandtermins durch BM Selektion planen. Selektion hat 4 Wochen vor Versandt zu erfolgen um KM die Anzahl der Adressaten für Kartenmenge zu übermitteln 3 Wochen vor Versandt müssen die Adressen an VDSK gesendet werden. I.)'''Selektion''' Die Selektion erfolgt über das Cockpit: Geschäftspartner - GP-Selektion für Spendenbittbrief. '''Kriterien der Selektion''' 1.Selektion Spenden Auswahldatum (wählbar, jedoch festgelegt auf die letzten 2 Jahre) 2.zusätzliche Selektion Liefer-Auswahldatum ( Lieferung erfolgte im letzten Jahr aber kein Spendeneingang) 3.Keine neuen GP ab Datum ( Neue GPs die im ersten halben Jahr keinen Bittbrief erhalten sollen. - Ist fest eingestellt kann aber bei Selektion auch frei eingestellt werden) 4.(letzte 3 Selektionskriterien werden zusammengefasst) Nicht selektiert werden Nur Besteller mit Lieferdatum: (Besteller die im Vergangenen Jahr bestellt haben)-GP mit Mindetstens Anzahl Lieferungen ohne Spende größer X (mehr als 2 Bestellungen)- GPmit Wert der Lieferung ohne Spende größer X (im Wert mehr als 99 EUR geordert haben) Die 4. Selektion (3 Kriterien) selektieren die 1 unf 2. Selektion. [[Datei:SelektionSpendenBittBrief.jpg|Screenshot der Selektion]] II.)Nach Selektion im Cockpit muss Excel Tabelle erstellt werden - Zeit einplanen (in der Regel ca.35.000 Adressen) '''Formatierung der Excel Tabelle''' 1.In Ländertabelle Länderkürzel filtern und Empfänger DE in einem Reiter ablegen und Empfänger Ausland in einen weiteren Reiter ablegen innerhalb einer Datei. 2. Unter PAnrede muss 01- Du, 02 - Sie, 03-leer, 04-Ihr umgeschrieben werden. 3. Tabellen Überschrift "Name1" in "Land" ändern. 4. Formatierte Excel Tabelle ablegen unter: Netzwerk - SQL-Server - b1_shr - word - Spendenbittbrief '''Folgende Aufgaben nach Selektion und Formatierung''' III.)Texte kommen von BM, Layout von FH, diese dann unter o.g. Pfad mit Excel Datei ablegen IV.)Bei VDSK nachfragen ob Grafik angekommen ist. (Wird von FH zu VDSK gesandt)(PDF-Beispieldatei bekommt der, der es abwickelt, von FH, wird dann zusammen mit Adressdaten etc. an Letter One geschickt!) V.)Texte bzgl. Personalisierung checken VI.)Datei "SBB Hinweise" Änderung für Überweisungsträger eingeben ( I2012 in II/2012 ändern) VII.)Final, pdf Texdatei, Excel Adressdatei, SBB Hinweise, word Textdatei zippen. (Zippen nur nötig bei Versand per Mail.)Ansonsten werden Dateien auf den FTP Server von VDSK gestellt.) VIII.) Kontrollfaxe zur Freigabe für alle Personalisierungsformen kommen von Letter One – Freigabe ggf. mit Änderungen erteilen.
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