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Aus Marburger Medien

zurück zu [[Newsletter]] ==Grundlegendes== Ein optisch ansprechender Newsletter ist aus technischen Gründen immer eine HTML-Seite. Zwar steht zur Erstellung ein leistungsfähiger Editor zur Verfügung, aber trotzdem ist ein solides Grundwissen über die Eigenheiten von HTML nötig. Neue Newsletter werden direkt im Joomla Backend erstellt und getestet. Das Mailingsystem stellt dazu diverse frei konfigurierbare Vorlagen (Templates) bereit. Als Test kann jeder Newsletter einzeln an eine beliebige Adresse versendet werden. Erscheint der Newsletter sowohl in Outlook als auch in Thunderbird (die beiden großen Emailprogramme) inhaltlich und vom Layout korrekt, dann wird der Newsletter ebenfals über das Backend verschickt. Da für das Erstellen und Versenden der Zugriff auf das Joomla-Backend nötig ist müssen Redakteure die entsprechenden Rechte und Kenntnisse auf dem Joomla System besitzen. ==Einzelheiten des technischen Aufbaus eines Newsletters== Hinweis: Zu allen unten dargestellten und teils komplizierten Vorgängen gibt es Screenshots, die später hier eingefügt werden, sonst kann man manches ohne Anleitung nicht verstehen (z.B. was das Einfügen von Bildern anbetrifft). Zeitaufwand: Alles in allem muss man einen Tag Zeit pro NL einplanen (verteilt über zwei-drei Tage)! Es ist größte Sorgfalt nötig, Fehler oder Unklarheiten werden schnell mit Abbestellungen geahndet! Eine Rückfrage für Abbestellungen ist in Vorbereitung, um die näheren Gründe dafür zu erfahren. '''Benutzername und Passwort für das NL-Programm''' in Joomla sind bei Michael Mogel hinterlegt! ==Adressen-Änderung in der NL-Versandliste== Dies sollte man immer ein-zwei Tage vor dem Versand machen, damit man am Ende nicht zu viel Hektik hat oder es gar vergisst. Nach jedem Versand gibt es 10-15 Rückläufer mit Änderungen. Vorgang: Komponenten, AcyMailing, Listen anklicken. Für Änderung den Namen aufrufen bzw. ins Suchfenster unter „Filter“ eingeben, mit „Los“ Suche starten. Wenn gefunden, rechts „Nutzer ID“ anklicken, es öffnet sich Fenster „Benutzerdetails“. Dort die neue E-Mail-Adresse eintragen. Falls im Benutzernamen dieselbe Adresse stand, diese auch erneuern. Mit Anwenden sichern. Die gesame Liste wird dargestellt, wenn man auf die Gesamtzahl klickt. Abgemeldete Adressen sollen nicht gelöscht werden, sie werden nur inaktiv gestellt. Dazu blaue Kästchen ankicken, dann werden sie rot umrahmt bzw. ganz rot. Nach erfolgter Änderung immer eine Liste für die Logistik (in der Regel Sabine Schwab) mit den Änderungen erstellen, damit überprüft werden kann, ob eine E-Mail-Adresse auch in SAP zu ändern ist! ==Newsletter schreiben== * (normalerweise einmal pro Monat) Einige Tage vorher mit Jürgen Mette abstimmen, ob er oder Michael Mogel das '''Editorial''' schreibt (passend zur Saison oder einem aktuellen Anlass). Textlänge etwa 10 Sätze, keine langen Auslassungen. NL ist ein schnelles Medium, bei Langeweile steigt der Leser sofort wieder aus! Überlegungen, welche Artikel angeboten werden sollen, ebenfalls saisonal abgestimmt. Rücksprache mit Karin Merten oder Gabi Metz im Blick auf Nachdrucke. Der NL soll aber kein "Wühltisch" sein, höchstens ein bis zwei ältere Titel einbauen, sonst ist es kein "Newsletter" = "Neuheitendienst" mehr! Nach und nach bestellen unsere Kunden die Postzusendung von "Info aktuell" ab und wünschen nur noch den Newsletter. Deshalb sollen die Neuheiten immer betont werden. Durch den monatlichen Versand (im Unterschied zum zweimonatlichen von "Info aktuell") kann man die neuen Titel noch besser aktuell platzieren. Um den NL nicht zu lang werden zu lassen, wählt man bis zu 10 Artikel aus, die mit Bild erscheinen sollen. Direkt zu einem solchen Artikel kann man noch andere passende Produkte stellen, die aber nicht abgebildet werden und nur als Titel mit Link zum Shop erscheinen. Wenn diese Vorfragen geklärt sind, wird der Text für jedes einzelne Produkt geschrieben, teils in Anlehnung an die Beschreibung von Info aktuell. Text soll eine kurze Beschreibung liefern, keine vollmundigen Versprechen abgeben. Sammlung kann vorerst in Word geschehen, doch der Eintrag in Joomla muss zwingend über den Editor erfolgen. Dazu kann man einzelne oder ganze Texte aus Word kopieren, in den Editor einfügen und dann von dort in den NL übernehmen. ==Aufruf einer neuen Datei für den NL== Einloggen wie oben. Dann: Komponenten / AcyMailing / Newsletter / NEU anklicken / Template anklicken / Gute Ideen Newsletter anklicken. Damit lädt man den vorigen NL, denn man dann Zug um Zug erneuern kann. Wichtig: alle 10 Minuten mit "Anwenden" speichern, damit nichts verloren geht. Mit "Speichern" verlässt man gleich das Programm. "Weicher" Umbruch: Shift + Enter; Enter alleine erzeugt einen Absatz. Neue Zeilen einfügen: ins Feld klicken, rechte Maustaste: Row, Insert Row after. Zeile teilen: Split merged table cells (8. Symbol von rechts) Ganz oben im Betreff die Beschreibung sowie das Alias aktualisieren. Die '''Beschreibung''' legt fest, was beim Kunden im Betreff ankommt! Nach vorläufiger Fertigstellung sich eine oder mehrere Testmails zukommen lassen, das ist wichtig zum Prüfen der Links und des gesamten Erscheinungsbildes: Vorschau/Senden anklicken, Sende eine Testnachricht an: "Andere", dort die Adresse eintragen (z.B. mmogel@marburger-medien.de) und absenden. Damit erhält niemand sonst diese Testmail. ==Bilder in den NL einfügen== Wichtig: Bilder vorher verkleinern, damit die Gesamtdatei unter 300 KB bleibt! Im NL-Programm grünes Kästchen (6. Von rechts) über Text anklicken: „Image Manager“ geht auf. Für jeden Newsletter einen eigenen „Folder“ anlegen, 1. Kästchen rechts über „Details“ anklicken = New Folder. Bild suchen über „Hochladen“, mittleres Kästchen rechts über „Details“. „Upload“-Fenster geht auf. Durch Klick auf „Add“ bei grünem Kreuz geht Fotoordner im Laufwerk N:Alle auf. Suche des passenden Bildes und mit „Öffnen“ bestätigen. Mit „Upload“ wandert es in „Details“, danach linke Auswahl mit „Close“ schließen. Durch Anklicken des Artikelnamens (im Mittelteil) gelangt der Link nach oben in die „Properties“. Dort ist die Bildgröße proportional zu verändern. Ungefähre Bildgrößen (Angaben in Pixel): Personenfoto 120/140, GK hoch/JT = 100; GK quer/K/PK hoch = 120; K quer/H/L/LL/FF = 140; EP/Stundenplan = 180; Kal = 200. Im Test ausprobieren, wie die Größenverhältnisse dargestellt sind! Insgesamt soll der NL höchstens 300 KB haben; falls mehr, dauern die Ladezeiten zu lange. Es liegt immer an den Fotos, wenn die Datenmenge zu groß wird. Dann muss man vorher in einem Bildprogramm das Bild nochmals verkleinern und neu laden. Im NL dann die Stelle anklicken, wohin das Bild gelangen soll. Durch Anklicken von „Insert“ rechts unten gelangt das Bild in den NL. ==Links bei Artikelnamen und Bildern unterlegen== Es ist wichtig, dass jeder Artikelname und jedes Bild verlinkt wird, damit der Kunde bei Interesse sofort an der richtigen Stelle im Shop landet! Der Artikelname wird mit der Maus markiert, im geöffneten Shop wird der Titel gesucht, '''Detailansicht''' aufgerufen und der Link oben im Browser mit der re. Maustaste kopiert. Im NL-Editor klickt man in der Leiste über dem Text das 5. Symbol von rechts an: „Insert/Edit Link“. Das Fenster „Advanced Link“ öffnet sich, in die URL-Zeile wird der Link aus dem Shop mit re. Maustaste eingefügt. Bestätigung mit „Update“ bzw. „Insert“. Das Gleiche wird wiederholt, indem man die Abbildung im NL anklickt und den Link dazu einfügt. Speichern mit "Anwenden". Am Ende dann Testmail versenden, wie oben beschrieben. In dieser Testmail jeden Link einzeln überpüfen! ==Aussendung des Newsletters== Planung im Wochenverlauf: möglichst Donnerstag oder Freitag, damit Privatleute übers Wochenende Zeit haben zum Lesen und Bestellen. Am Tag vor dem gewünschten Versand bei Fa. Data&Vision (Herr Adams oder Herr Dr. Heesemann) klären, ob sie dann Zeit haben, den fertigen NL technisch zu versenden. Sie achten dabei darauf, dass nicht alle 23.400 Adressen auf einmal angeschrieben werden (was zu einer Identifizierung als SPAM führen könnte!), sondern dass nach und nach kleinere Päckchen auf den Weg gebracht werden. Diese Aufgabe soll künftig von Oliver Wolf in der Stiftung übernommen werden. ==Mögliche Reaktionen nach dem Versand== 1) Viele Abwesenheitsbenachrichtigungen kommen zurück! Die kann man alle löschen. 2) Manche Kunden senden Bestellungen an "news@marburger-medien.de" zurück! Diese gelangen auf den Rechner von Michael Mogel, der sie umgehend an die Logistik weiterleitet. 3) Manche geben eine neue E-Mail-Adresse bekannt. Zwar könnten sie die Änderung auch selbst vornehmen, doch als Kundendienst machen wir das auch, damit die Versandliste jeweils aktuell ist. Sammlung in Outlook in einem Unterordner des Newsletters bis kurz vor dem nächsten Versand. Weiterleitung der Änderungen auch an die Logistik zur Überprüfung und Aktualsierung in SAP. Die Kunden wissen nicht, dass wir verschiedene Adresslisten haben; sie denken, dass mit einer Änderungsmitteilung alles erledigt ist. 4) Auffälligkeiten jeglicher Art werden notiert und beim nächsten NL-Versand berücksichtig. zurück zu [[Newsletter]] [[Kategorie:Programmierung]]

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