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Sekretariat
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zurück zu [[Prozess-Übersicht]] '''oder''' [[Verwaltung]] == Definitionen == Das Sekretariat ist ein Arbeitsplatz der dem Geschäftsführer zugeordnet ist. === Historie === * Rüdiger Kontschak * Grit Schedlinski * Elke Scheyhing ==== Typischer Arbeitsablauf ==== *Arbeitsbeginn *+Kaffee kochen / Tassen, Löffel, Milch auffüllen / **Stempel umstellen **Dicke schwarze Tagesmappe anschauen und nach Prioritäten die entsprechend anstehende Aufgaben erledigen ***(in dieser Mappe werden Dokumente einsortiert, die an einem bestimmten Datum abgearbeitet werden müssen, zudem Listen und Termine zur Wiedervorlage für das Sekretariat und für JM etc.) **Sind Faxe eingegangen, evtl. verteilen, Papierfach des Faxgerätes, insbesondere freitags vor'm WE auffüllen! **Kopierer einschalten, evtl. Papier auffüllen. Drucker einschalten. *Während des Tages **Ca. 10.00 Uhr kommt die Tagespost. Mit Datum abstempeln und im Hause verteilen. **Post für JM öffnen und in Postmappe legen. **Andachten: Mo.: 9.30 Uhr - 10.00 Uhr **Tägl. 10.00 Uhr kleine Kaffeepause **Falls Sitzungen im haus stattfinden und JM Einladender ist: Nachricht an UE/RP, damit Konferenzraum entsprechend vorbereitet wird (Kaffee, Getränke etc.) *Arbeitsende: **Schmutziges Geschirr runtertragen, Kaffeekanne auch (ausspülen) **Rechner runter, feste Beleuchtung aus- bzw. eben auf Bewegungsmelder schalten **Rufumleitung auf Standardvoicemail oder entsprechende Umleitungsnr. schalten **Rollschrank abschließen **Falls der oder die Letzte im Haus: ***Feste Beleuchtung überall ausschalten, ***Drucker und Geräte ausschalten, ***Lüftungsklappen und Dachfenster schließen, ***Stores alle hochfahren, ***Eingangstür rumschließen === Aufgaben die nicht unter die Standard-Geschäftsprozesse fallen === * [[Posteingang und Postausgang]] * Brieferstellung für JM, Telefonvermittlung etc. * Organisationssachen für JM im Speziellen, allgemein den Vorstand * Wartung des Öffentlichen Kalenders in Outlook * Bestellung von Büromaterial und Tonern * Kaffeekochen :-) * Ab und zu Freizeitorganisation * Was ist zu tun wenn: [[Mitarbeiter-Management|Ein neuer Mitarbeiter beginnt]] * Was ist zu tun wenn: [[Mitarbeiter-Management|Ein Mitarbeiter geht weg]] zurück zu [[Prozess-Übersicht]] '''oder''' [[Verwaltung]] [[Kategorie:Prozesse]]
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