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zurück zu [[Prozess-Übersicht]] == Definitionen == * Auf dem Fileserver werden außer den Dateien des Grafikbereiches alle Daten der SMM gespeichert. * Alle Dateien werden auf dem File-Server auf physikalischen Festplatten gespeichert. ** Diese werden in logische Laufwerke unterteilt. ** Innerhalb der Laufwerke gibt es eine Ordnerstruktur die hierarchisch in weitere Unterordner, Unter-Unter-Ordner, usw. geliedert werden können. == Kpie von EAD == == Definitionen == Neue Dateien werden nur in den Laufwerken T: Texte (später DEA), M: Allianzhaus und S: SPRING abgespeichert. Archivierte Dateien werden im Laufwerk K: Archiv gespeichert, siehe auch '''[[Elektronisches Archiv]]'''. Das LW K: Archiv ist für alle Benutzer außer den Administratoren (zur Zeit Jens Kathmann und Bernd Kritzler) nur im Lesemodus verfügbar. Dateien werden in gemeinsamer Absprache im Büroteam nur einmal pro Jahr (Vorschlag Monat März) archiviert. d.h. von den aktiven Laufwerken T, M, S auf das LW K verschoben. Das Archiv wird zusätzlich auf das NAS-Laufwerk L: dea-Lager (später Sicherung) kopiert. Das Archivieren darf nicht mit dem Prozess '''[[Daten-Sicherung]]''' verwechselt werden. == Regeln == * Regeln zu Datei-Namen siehe unter '''[[Datei-Namen]]''' * Jede Datei wird nur einmal gespeichert.Weitere Beziehungen erfolgen nur über Verknüpfungen * Ein Ordner darf nicht mehr als 20 Unterordner und möglichst auch nicht mehr Dateien enthalten. Ausnahme sind Archivordner auf die sehr selten zugegriffen wird * Enthält ein Ordner Unterordner, dürfen keine einzelne Dateien im Übergeordneten Ordner enthalten sein. Bei bedarf muss ein Ordner "Generelles" angelegt werden. Das ist aber meist die Quelle für unstrukturieres ablegen! * Wenn Aufgaben Projekt orientiert sind (z.B. Konferenzen), dann je Jahr oder Projekt ein Unterordner anlegen "z.B. SPRING-2012, SPRING-2013 ** Dies gilt auch für alle Ordner "Schriftverkehr" bzw. "Briefe+Emails" * Ein neuer Unterordner wird nur angelegt, wenn mehr als 10 Dateien erwartet werden. Es gibt zu viele Ordner mit 1-3 Dateien, das erschwert das Suchen und bläht die Struktur unnötig auf! * Wer einen neuen Ordner auf der 1. Und 2. Ebene anlegt muss diesen '''VORHER''' im wiki.ead.de unter dem jeweiligen Laufwerk beschreiben und definieren, was dort abgelegt werden soll. Dies verhindert unüberlegtes ablegen und Wildwuchs. == Basis == Alle Dateien werden auf den BBB-Servern auf physikalischen Festplatten gespeichert. Diese werden in logische Laufwerke unterteilt. Innerhalb der Laufwerke gibt es eine Ordnerstruktur die hierarchisch in weitere Unterordner, Unter-Unter-Ordner, usw. geliedert werden können. {| class="wikitable" |- ! Laufwerk !! Bezeichnung !! Erläuterungen !!Verantwortlicher Mitarbeiter |- | K || [[Elektronisches Archiv|Archiv]] || Alle Dateien von EAH und DEA die nicht mehr auf den LW-M,S,T gespeichert sind. || vorläufig Bernd Kritzler |- | [[L]] || dea-lager || Darf nur noch von der automatischen Sicherung benutzt werden || vorläufig Bernd Kritzler |- | [[M]] || [[Laufwerk M: EAH|Allianzhaus]] || Alle Dateien von EAH plus DEA-Dateien für Mitarbeiter und Veranstaltungen im EAH || Thomas Günzel |- | O || Basis für OPTIGEM || || vorläufig Bernd Kritzler |- == Laufwerke == Auf dem Fileserver sind folgende virtuelle Laufwerke eingerichtet: {| class="wikitable" |- ! Laufwerk !! Bezeichnung !! Erläuterungen !!Verantwortlicher Mitarbeiter |- | N || ALLE-NEU || Alle Dateien von SMM || vorläufig Bernd Kritzler |- | P || ALLE || Altes Laufwerk, wird aufgelöst || vorläufig Bernd Kritzler |- | K || KLICKTEL || Inhalt und Verantwortung klären || UNKLAR |- | [[Laufwerk S:|S]] || [[Laufwerk S:|SMM-Daten]] || vorläufig nur BK+MS: \\term-smm\daten$ || Michael Stöckmann |- |} === Fragen und Probleme === ==== Folgende Regeln sind nicht abgestimmt und bedürfen einer Aussprache und Entscheidung ==== '''zu klären und Hinweise''' *ALLE: Vorlagen, Formulare, Standard-Texte / -Briefe *ALLE: Sollen emails im File-System archiviert werden? *ALLE: Ziel von DropBox definieren es gibt viele! *ALLE: Dateiformate klären (intern und extern) .doc / .docx / .pdf / .odf **Kunden sind: Gäste, Spender, Teilnehmer, Besucher, Besteller von Waren (Versand-Kunden)" *ALLE: Lieferanten (ähnlich Kunden) Lieferanten sind: Lieferanten von Waren und Dienstleistungen, Banken, ?? *ALLE: Versionierung von Dokumenten "Variante 1: HV-40-Etat-V0.1 bzw -V1 **Variante 2: 111206-HV-Etat-2012 bzw. 111218-HV-Etat-2012" *ALLE: Unterordner sollen Abkürzung des übergeordneten Ordners als Prefix enthalten z.B HV-31, SPR12, FIN-2012 *ALLE: Prefix für Dateien klären HV-40 oder nur 40 *ALLE: Übergeordnete Struktur klären (WICHTIGSTE!) zurück zu [[Prozess-Übersicht]] [[Kategorie:Prozesse]] [[Kategorie:IT]]
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